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Es sabido que las empresas desean invertir más y más en tecnología digital para mejorar sus procesos, sobre todo si estos tienen que ver con ECM o gestión de contenido empresarial de todos los diferentes departamentos que las integran, como pueden ser Recursos Humanos, Finanzas y Cobranza, Contabilidad, Marketing, Almacén, Comunicación, entre otros; pero desde una sola plataforma, es decir, invertir en soluciones integrales.

Sin embargo, en la medida de que los sistemas de digitalización de documentos se están adaptando cada vez más, el desafío de mantener segura esa información se vuelve más compleja también, pues el 90% de las computadoras que contienen información relevante, monetaria o con cierto valor intelectual, suelen ser afectadas por malware, también llamado código maligno, el cual tiene toda la intención de infiltrarse en los sistemas de información.

Las consideraciones que deben tomarse en cuenta para proteger la información de las empresas son:

  • Asegurar la autentificación:
Tener control y verificar con quiénes se está compartiendo la información de la empresa, y no precisamente sólo por conocer los perfiles de los empleados, sino también saber qué computadoras tienen acceso, pues justamente éstas deben de estar aseguradas.

  • Integridad de la información:
De vez en cuando debe examinarse y comprobarse que la información compartida no haya sido alterada, pues en ocasiones los receptores ven modificada la información que les ha sido enviada por lo que de antemano se podrá diagnosticar que una de las dos fuentes de información está contaminada.

  • Garantizar privacidad total:
Hacer una investigación sobre los posibles códigos maliciosos que podrían estar interesados en infiltrarse en los sistemas de información de cada empresa para proceder a la protección de datos y contrarrestar cualquier tipo de amenaza. Por ejemplo, una de las medidas preventivas es la certificación de los correos electrónicos SSL/TLS, pues esto garantiza que la transferencia de mensajes sea privada.

A pesar de que existen elementos importantes a considerar para garantizar la seguridad de la información de las empresas, éstas deben tomar como prioridad la privacidad, la confianza, el control y la buena gestión de sus herramientas digitales, pero sobre todo la educación para sus usuarios, quienes en ocasiones se convierten en el punto más vulnerable de la seguridad de la empresa, por lo que la educación constante y la concientización del uso responsable de las plataformas, los equipos y los dispositivos, debería ser suficiente para mantener protegida a la empresa.

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