Para el año 2020 está previsto que México se convierta en un
país inteligente, es decir, que la mayoría de sus procesos administrativos y de
transporte estén al alcance de todos, de manera digital. Sí, así es como lo prevé
el gobierno mexicano, toda la ciudadanía accediendo desde sus dispositivos
móviles, a los servicios administrativos.
Si México ha establecido preparar a su población para que
viva a través de la tecnología, no vemos por qué las empresas no lleguen a
establecer una estrategia para la automatización de procesos y con ello dejen
de imprimir documentos antes del 2020.
Muchas de las grandes empresas apostaron por invertir en
tecnología y compraban todo el equipo que les facilitara digitalizar su
información, como grandes fotocopiadora, o scanners marca canon; pero lo que
ahora pasa es que se han dado cuenta de que no tienen que hacer grandes
inversiones en maquinaria para modernizar y automatizar sus procesos, sino que
ahora basta con invertir en soluciones tecnológicas, aquellas que están
ofreciendo las empresas que saben que el resguardo y gestión de la información
en Internet, es lo de hoy y seguirá siendo lo de mañana.
Principales razones por las que las empresas imprimen en
papel:
*A los empleados les gusta leer sobre el papel.
*Prefieren tener evidencias físicas del trabajo realizado.
*Gustan de hacer anotaciones en tinta, sobre escribir notas
digitales.
*Necesitan firmar documentos y someterlos a revisión.
*Se envían documentos.
Todas las razones mencionadas anteriormente, pueden ser
sustituidas a su versión digital. Leerse archivos en PDF, vía correo
electrónico, o como documentos. Guardar, archivarse y clasificar carpetas
dentro de una carpeta en una computadora. Hacer anotaciones directamente desde
los procesadores de texto, o guardarlas directamente en blogs de notas; y
finalmente, sobre las firmas, existe la manera de firmarlas digitalmente hasta
con sellos de seguridad y luego enviarlos a través del correo electrónico,
alguna red social, softwares o soluciones digitales.
Nuestros consejos para aquellas empresas que siguen
considerando imprescindible la presencia de archivos y documentos físicos, son
que contemplen que dejar de imprimir sobre
papel va mucho más allá de dejar de utilizar tinta y papel, es más,
mucho más allá del gasto de recursos materiales.. Que ya es decir bastante. Es
porque además de todo, esta transición implica el cambio de hábitos en el
trabajo, en hacer que los procesos dentro de las oficinas sean más rápidos,
eficientes, sostenibles, productivos y hasta colaborativos.
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