Consejos para empresas que quieren dejar de imprimir documentos

Para el año 2020 está previsto que México se convierta en un país inteligente, es decir, que la mayoría de sus procesos administrativos y de transporte estén al alcance de todos, de manera digital. Sí, así es como lo prevé el gobierno mexicano, toda la ciudadanía accediendo desde sus dispositivos móviles, a los servicios administrativos.

Si México ha establecido preparar a su población para que viva a través de la tecnología, no vemos por qué las empresas no lleguen a establecer una estrategia para la automatización de procesos y con ello dejen de imprimir documentos antes del 2020.

Muchas de las grandes empresas apostaron por invertir en tecnología y compraban todo el equipo que les facilitara digitalizar su información, como grandes fotocopiadora, o scanners marca canon; pero lo que ahora pasa es que se han dado cuenta de que no tienen que hacer grandes inversiones en maquinaria para modernizar y automatizar sus procesos, sino que ahora basta con invertir en soluciones tecnológicas, aquellas que están ofreciendo las empresas que saben que el resguardo y gestión de la información en Internet, es lo de hoy y seguirá siendo lo de mañana.

Principales razones por las que las empresas imprimen en papel:

*A los empleados les gusta leer sobre el papel.

*Prefieren tener evidencias físicas del trabajo realizado.

*Gustan de hacer anotaciones en tinta, sobre escribir notas digitales.

*Necesitan firmar documentos y someterlos a revisión.

*Se envían documentos.

Todas las razones mencionadas anteriormente, pueden ser sustituidas a su versión digital. Leerse archivos en PDF, vía correo electrónico, o como documentos. Guardar, archivarse y clasificar carpetas dentro de una carpeta en una computadora. Hacer anotaciones directamente desde los procesadores de texto, o guardarlas directamente en blogs de notas; y finalmente, sobre las firmas, existe la manera de firmarlas digitalmente hasta con sellos de seguridad y luego enviarlos a través del correo electrónico, alguna red social, softwares o soluciones digitales.

Nuestros consejos para aquellas empresas que siguen considerando imprescindible la presencia de archivos y documentos físicos, son que contemplen que dejar de imprimir sobre  papel va mucho más allá de dejar de utilizar tinta y papel, es más, mucho más allá del gasto de recursos materiales.. Que ya es decir bastante. Es porque además de todo, esta transición implica el cambio de hábitos en el trabajo, en hacer que los procesos dentro de las oficinas sean más rápidos, eficientes, sostenibles, productivos y hasta colaborativos.